Organizadores e invitados a un evento, ¿qué protocolo deben seguir?

Cuando habitualmente hablamos del protocolo en un evento, todas las miradas se centran sobre todo en qué aspectos deben seguir a pies juntillas los organizadores para que todo salga a la perfección. En este artículo no solo vamos a repasar las pautas básicas e imprescindibles de estos profesionales, sino también la de los invitados que acuden a un evento. Nada puede fallar en ambos sentidos.

Y es que el papel de ambos es la piedra angular para que un evento corporativo, sea del sector y por el motivo que sea, se lleve a cabo con la mayor efectividad posible. Uno como ambicioso y detallista anfitrión cara a que el evento sea recordado y apreciado por los invitados. Y otro para saber cómo actuar en todo momento. En juego el leit motiv del evento en sí mismo, o lo que es lo mismo: que la presentación del producto, la venta, la charla, el debate o cualquier razón de ser del evento sea en realidad el gran protagonista de la velada.

Protocolo empresarial: el organizador

El organizador de un evento debe ser consciente de las diferentes pautas que seguir en lo que a protocolo empresarial se refiere. El valor y la imagen de la marca y también su propia profesionalidad están en juego. Lo primero que se deber a cabo es una primera fase de información, es decir investigar experiencias similares y juntar todo la información que se dispone para diseñar un evento de estas características. Se recopila la información que se quiere mostrar así como el material necesario y se planifica el evento.

Antes que nada es importante dirimir un borrador general del evento donde se dibuje un cronograma, un croquis de espacios, una primera lista de invitados… todo ello es una primera fase creativa que puede evolucionar. Una vez se tiene esta idea esencial donde es oportuno anotar hasta el último detalle a tener en cuenta se pone en común con la empresa, organización y colaboradores. Se trata de una fase de preguntas, sugerencias y donde las dudas deben quedar aclaradas enseguida. Hay que ser resolutivo en este sentido.

El siguiente paso es la redacción del programa oficial del acto con especial atención a los tiempos, los croquis donde visualizar movimientos previstos, recorridos, asistentes… una hoja de ruta en el caso de desplazamientos, diseños y grafismos (todo el material gráfico), listado de invitados y el presupuesto que todo ello puede conllevar a la empresa. Eso sí añadiendo una cantidad extra por si surgieran imprevistos como suele suceder.

El siguiente paso en el protocolo de una empresa es la planificación general de todo el evento: listado final de invitados, cartas de invitación, carteles indicadores, montaje y adecuación de espacios, sonido e iluminación, decoración, accesos a las instalaciones, zonas de aparcamiento, guiones, atención al público, seguridad… la conocida como “fase de taquilla”, la fase de control del listado de invitaciones y confirmación de asistencia así como la asignación de los asientos, un factor fundamental.

En protocolo empresarial está todo más que medido y es por ello que suele realizarse una prueba realista el día anterior en el mismo emplazamiento que va a tener lugar el evento para comprobar que se deja nada al azar, sobre todo en lo que a movimientos y montaje se refiere. Y llegó el día, la hoja de ruta marca, el guión del evento y las funciones asumidas por cada participante llevarán al éxito a este evento. Una vez celebrado, es importante estudiar los errores y los aciertos, para tenerlos en cuenta cara a futuros eventos.

Protocolo empresarial: el asistente

En el protocolo empresarial hay una máxima que es imprescindible poner en valor: debemos ser naturales. Elegantes y educados sí pero no hay que forzar los modales. Si tenemos eso claro, nuestro papel como asistente tendrá lugar se llevará a cabo sin problema.

Una cuestión básica y esencial es el tema de la imagen. En cualquier evento empresarial, el protocolo aconseja que los hombres vistan con traje y las mujeres vestidos o traje chaqueta. En cualquier caso se desaconseja ir demasiado estridente, provocativo o en realidad no ir con algo que no va con el gusto de cada uno por lo que para los más indecisos o menos proclives a estos eventos, se aconseja optar por una ropa elegante y neutra que favorece a todo el mundo.

La educación siempre va a ser el mejor acompañante en cualquier evento. Se recomienda siempre la puntualidad, del mismo mal gusto es llegar con antelación que con retraso. Y nada más llegar, acudir a saludar a quién te ha invitado al evento como símbolo de gratitud. Durante el resto de la velada, el porvenir de los acontecimientos te ayudará a guiarte para seguir un excelente protocolo.

Como es lógico, si es un evento donde hay que tomar asiento, sentarse en las primeras filas (que no en la primera) es un acto idóneo a nivel de protocolo. Huelga decir que si el asiento está reservado con tu nombre, debes elegir ese y no otro. Y si es un evento de pie, intenta entablar conversación con algún presente y/o mantener especial interés en el momento de los discursos. Nunca abuses de las bebidas o de la comida, o querer involucrarte en conversaciones dónde nadie te ha invitado.

Recuerda que en un evento, el protocolo aunque sea invitado también es cosa tuya.